JAK ORGANIZOWAĆ MIĘDZYNARODOWE WYMIANY STUDENCKIE

Aby móc powiedzieć, że robisz wymianę musisz mieć: 1. Pomysł 2. Ludzi 3. Kontakty 4. Pieniądze 5. Czas

Jak zdobyć to wszystko?

Ad 1.

To akurat jest najprostsze. Najpierw musi być motywacja. Potem powstaje program. Wyróżniamy dwa podstawowe rodzaje wymian studenckich: § wymianę kulturową § wymianę naukową. §
Oba rodzaje wymian nie wykluczają się wzajemnie, ale warto na początku uświadomić sobie, jaki cel chcesz osiągnąć. Z zasady w tym punkcie nie można napisać nic więcej, ponieważ każda, nawet najbardziej niewinna sugestia ograniczy Twoją wyobraźnię.

Ad 2.

Ludzi poszukaj wokół siebie. Pamiętaj, że każda organizacja lub stowarzyszenie, niezależnie od stopnia zorganizowania, ustępuje Twoim osobistym kontaktom. Poza tym wszelkiego typu formalizowanie wymian ograniczy również Twoje możliwości w nawiązywaniu nowych, ciekawych znajomości.

Ta zasada traci słuszność w miarę jak Twoja wymiana nabiera naukowego charakteru. Wówczas najlepiej oprzeć się na istniejących już strukturach np. kół naukowych lub instytucji.

Tu ważna uwaga: nieprawdą jest, że aby wydostać fundusze na organizację wymiany (patrz pkt. 4) musisz koniecznie „podczepić się” pod jakieś stowarzyszenie. Ty wspólnie z własnymi znajomymi również możesz zawiązać własną organizację. W PW jak dotąd nie powstała żadna, która skupiłaby swoją działalność wokół realizacji wymian studenckich, także serdecznie do tego zachęcamy!

Ad 3.

Masz już pomysł i grupę chętnych do udziału? Świetnie! Potrzebujesz Partnera. Partnera do udziału w wymianach kulturowych znaleźć nie jest trudno. Na całym świecie jest masa studentów gotowych jak Ty, to poznawania nowych ludzi i ich obyczajów. Organizacja wymiany naukowej wymaga nieco więcej zaangażowania, ale w dobie Internetu wystarczy poświęcić odrobinę czasu na poszukiwania i znalezienie odpowiedniej jednostki nie powinno nastręczyć trudności.

Zacznijmy zatem od najłatwiejszego sposobu. Na uczelni działa wiele organizacji różniących się od siebie. Każda z nich posiada wiele własnych kontaktów. Wybierz tę, która charakterem najbardziej odpowiada Twojemu projektowi i poproś prezesa o kontakty.

Sposób drugi to urzędy administracji państwowej, organizacje rządowe i pozarządowe zajmujące się tematyką związaną z programami wymiany międzynarodowej dla młodzieży. Poniżej kilka przydatnych adresów internetowych, na które warto zerknąć przy poszukiwaniu partnera, kontaktów. - Ministerstwo Edukacji Narodowej: www.men.gov.pl - Europejskie Forum Młodzieży: www.efm.org.pl - Informacja europejska dla młodzieży: www.eurodesk.pl - jeśli wymiana ma mieć charakter językowy, np. Fundacja Nauki Języków Obcych Linguae Mundi: www.linguaemundi.pl Warto też szukać informacji, kontaktów, pomocy, współpracy wśród organizacji zagranicznych, np.: - WEBA Student Fairs: www.studentfairs.webs.com - oraz wiele innych, np.: studenci zagraniczni, konferencje i inne imprezy międzynarodowe.

Ad 4.

Na budżet wymiany składają się: § składki uczestników, § dofinansowania instytucjonalne. § dofinansowanie z Komisji Zagranicznej SSPW

Z każdą wymianą wiążą się duże wydatki, dlatego udział własny (składki) staraj się ograniczyć do minimum. Temu służą instytucje, które w swoim budżecie przewidują pulę przeznaczoną na dofinansowania takich działań. Warto je poznać i złożyć wniosek.

Uwaga! Pamiętaj, że warto ubiegać się o wsparcie z maksymalnej ilości źródeł, o ile regulaminy docelowych funduszy tego nie zabraniają. Przy wyborze konkursów grantowych, w których będziesz startować pamiętaj, że są one adresowane do różnych podmiotów – czasem można ubiegać się o wsparcie jako grupa nieformalna, ale jednak zwykle wymaga się od wnioskodawców osobowości prawnej (taką posiadają np. stowarzyszenia).

Przy okazji kierowania wniosków o dofinansowanie (dotację celową) musisz pamiętać o zachowaniu właściwej formy takiego dokumentu. Wniosek ten zwykle zawiera: § pismo przewodnie, § kosztorys (wzgl. preliminarz), § program wymiany.

Formę redakcji pisma przewodniego pozostawiamy Twojej inwencji. Natomiast podczas sporządzania preliminarza pamiętaj o tym, że muszą się tam znaleźć dwie pozycje: wpływy i wypływy (wzgl. wydatki). Nie może też zabraknąć numeru konta, na które należy przekazać ewentualną dotację oraz podpisu skarbnika. Sprawy rozliczania dofinansowania musisz omówić bezpośrednio z Twoim mecenasem.

Jeśli chodzi o program, doradzamy taką jego redakcję, by odpowiadał oczekiwaniom tego, do kogo kierujesz wniosek.

A teraz, do kogo warto się zwrócić?

Jeśli uczestnicy wymiany będą pochodzić z jednego lub niewielu wydziałów, warto podjąć współpracę z Wydziałowymi Radami Samorządu, które dysponują środkami przeznaczonymi na wspieranie działalności studenckiej. Pamiętaj, że im wcześniej zaczniesz wstępne przygotowania organizacyjne, tym większe masz szansę, że WRS zawrze Twoją inicjatywę w swoim budżecie. Jeśli jednak się nie uda, zgłoś się do Przewodniczącego Komisji Zagranicznej Samorządu Studentów (kz@samorzad.pw.edu.pl), który jest dysponentem puli dedykowanej do dofinansowania projektów takich, jak wymiany kulturowe.

Przy wymianach językowych można zwrócić się do Fundacji „Linguae Mundi” i innych tego typu. Jeśli organizowane przedsięwzięcie ma duży walor warto zwrócić się do Fundacji im. Stefana Batorego (www.batory.org.pl ). Jeśli Twój projekt znacznie przerasta rozmiary zwykłej wymiany i ma zdecydowanie międzynarodowy charakter należy zwrócić się np.: do European Youth Fundation ( www.eyf.coe.int/fej/ ).

Ponadto przy organizowaniu wymian naukowych warto pomyśleć o sponsorach. Znaleźć potencjalnego sponsora dla Twojego projektu pomoże Ci Twój opiekun naukowy (jeśli takiego masz), kierownik zespołu, dyrektor instytutu dziedzinowego związanego z wymianą.

Nietrudno zauważyć przy sprzyjających okolicznościach udział finansowy uczestników wymiany ogranicza się do kosztów własnych poniesionych w trakcie jej organizowania.

Ad 5.

Przed przystąpieniem do realizacji Twojego projektu musisz oszacować swoje osobiste zaangażowanie. Oczywiście z przygotowaniem całości można się spokojnie wyrobić pomiędzy zajęciami na uczelni, ale gdy zbliża się termin realizacji trzeba niestety pogodzić się z faktem, że wymiana będzie zajmowała 90% Twojego czasu. W praktyce oznacza to Twoją dyspozycyjność w wymiarze 24h na dobę, na którą musisz być przygotowany.

Kiedy już możesz powiedzieć, że robisz wymianę, zacznij organizować pobyt partnerów.

Opis realizacji wymiany od chwili przyjazdu partnerów do chwili zajęcia miejsc w autobusie wiozącym Ciebie na wymianę do nich jest pozbawiony sensu. Nikt przecież w opisie nie jest w stanie zawrzeć całego spektrum możliwości, które stoją przed każdym organizatorem wymiany.

Na dwie rzeczy należy jednak zwrócić szczególną uwagę:

Wymiana bezdewizowa Większość organizacji w Europie organizuje swoje wymianyna takiej właśnie zasadzie. Dlatego radzę byś i Ty skorzystał(a) z tej reguły. Zasady wymiany bezdewizowej polegają na założeniu, że: § wymiana odbędzie się w stosunku 1:1, tzn. ilość uczestników wymiany po stronie polskiej jest równa ilości uczestników wymiany po stronie partnerów, § strona zapraszająca ponosi koszty utrzymania gości, realizacji przygotowanego programu oraz podróży do miejsca drugiego etapu wymiany.

Ty zaczynasz Jeśli robisz wymianę z partnerem, który jeszcze Ciebie nie zna, zapraszaj najpierw do siebie. Chyba, że to on będzie stroną inicjującą i zaprosi Cię pierwszy.

Czasami zdarza się, chociaż rzadko, że po uroczym pobycie w Polsce Twój partner niepokojąco milczy. Proponujemy podpisywanie umów o wymianie, by uniknąć tego typu nieprzyjemnych sytuacji. Zawsze to w jakimś stopniu będzie gwarantem dotrzymania drugiej części wymiany.

Ponadto przypominamy, aby przy rezerwacji wszelkiego rodzaju noclegów, posiłków i przewodników nie podpisywać niczego do momentu, gdy nie będziesz miał(a) pewności, że posiadasz na to środki. Podpisanie zamówienia jest dokumentem obligującym Ciebie do uiszczenia opłaty związanej z usługami wymienionymi w zamówieniu, nawet w przypadku niewykorzystania oferty.

Nie zapomnij o ubezpieczeniu wszystkich Polskich uczestników projektu i wymagaj tego samego od strony zagranicznej.

Życzymy wielu niezapomnianych wymian!!!!

Utworzono: czw., 2014-05-22 22:42
Ostatnia aktualizacja: czw., 2014-05-22 22:42